Hvad er overallokering?
Af Simon Holmelund Frandsen Opdateret 30. juni 2026 6 min.
Overallokering opstår, når en medarbejder er planlagt til mere arbejde, end vedkommende kan nå inden for sin arbejdstid. Det sker typisk, når flere projekter booker den samme person uden at se hinandens planer. Resultatet er en belægning over 100 procent, og dermed forsinkelser, stress og fejl.
Hvad betyder overallokering i praksis?
Forestil dig en konsulent med en arbejdsuge på 37 timer. Tre projektledere booker hende uafhængigt: 15 timer på det ene projekt, 15 på det andet og 12 på et tredje. Hver enkelt booking ser rimelig ud. Tilsammen er hun planlagt til 42 timer, før møder, mails og uforudsete opgaver overhovedet er regnet med.
Det er overallokering. Ikke fordi nogen har truffet en forkert beslutning, men fordi ingen så det fulde billede. Når belægningen overstiger 100 procent, låner du reelt timer fra fremtiden, fra fritiden eller fra kvaliteten.
Problemet er sjældent den enkelte booking. Det er, at bookingerne lægges spredt, uden et samlet overblik. Et fælles overblik i et projektstyringsværktøj gør den slags skjult overbooking synlig, mens der stadig er tid til at flytte rundt.
Hvorfor opstår overallokering?
Usynlig planlægning
Når allokeringen ligger i spredte regneark eller i hver projektleders hoved, kan ingen se den samlede belastning. Så booker to projektledere i god tro den samme person på samme uge.
Booking til fuld kapacitet
Mange planlægger med 100 procent som loft. Men en realistisk belægningsgrad ligger på 75-85 procent. Resten af tiden går til møder, administration og det uforudsete.
For optimistiske estimater
Opgaver tager næsten altid længere tid end planlagt. Når estimaterne er for stramme, fyldes kalenderen op, så snart virkeligheden rammer.
Drift oven på projekter
Medarbejdere har ofte løbende driftsopgaver ved siden af projekterne. Planlægger man kun projekttimerne, bliver driften til skjult overallokering.
Sådan opdager og undgår du overallokering
-
0
Saml allokeringen ét sted
Gør al planlægning synlig i et fælles ressourceoverblik, så ingen booker en kollega, uden at andre kan se det. Synlighed er den billigste forsikring mod dobbeltbooking.
-
1
Planlæg med buffer
Sæt et loft på 75-85 procents belægning. De resterende timer er ikke spild, men plads til møder, sparring og det, ingen kunne forudse.
-
2
Regn med den reelle kapacitet
Husk ferie, helligdage, sygdom og deltid. En medarbejder på fire dage om ugen har ikke 37 timers kapacitet, uanset hvad kalenderen viser.
-
3
Mål det faktiske forbrug
Brug tidsregistrering til at se, hvor timerne faktisk går. Så kan du justere planen efter virkeligheden i stedet for efter optimistiske skøn.
-
4
Prioritér åbent
Når kapaciteten er fyldt, må noget vente. Brug en prioriteringsmatrix til at beslutte hvad, i stedet for at lægge presset på den enkelte medarbejder.
Eksempel: konsulenten der er booket over 100 procent
Eksempel: et rådgivende ingeniørfirma planlægger en projektleder til 42 timer om ugen hen over foråret. Hendes normtid er 37 timer, og firmaet regner med cirka 80 procents belægning til projektarbejde, altså omkring 30 fakturerbare timer.
Reelt er hun planlagt til 42. Det er 12 timer mere, end der er plads til. I praksis ender det som aftenarbejde, forringet kvalitet eller en deadline, der skrider.
Havde overallokeringen været synlig i planlægningen fra start, kunne en af opgaverne være flyttet en uge eller givet til en kollega med ledig kapacitet. Selve arbejdet var ikke for stort. Fordelingen tog bare ikke højde for, hvad der var plads til.
Overallokering, belægningsgrad og ressourceallokering
De tre begreber hænger sammen, men betyder ikke det samme. Ressourceallokering er selve fordelingen af folk til opgaver. Belægningsgrad er, hvor stor en del af kapaciteten der er booket.
Overallokering er, når den fordeling skubber belægningen over 100 procent for en eller flere medarbejdere. Med andre ord er overallokering resultatet, når allokeringen ikke tager højde for den reelle kapacitet. Et solidt kapacitetsoverblik er forudsætningen for at undgå det.
Vi gennemgår flere af de typiske faldgruber i 5 fejl ved ressourceplanlægning.
Oftest stillede spørgsmål
En travl periode er midlertidig og forventet. Overallokering er derimod, når planen strukturelt kræver flere timer, end der findes, uge efter uge. Korte spidsbelastninger kan de fleste håndtere. Vedvarende overallokering fører til stress, fejl og udskiftning.
Alt over 100 procents belægning er per definition overallokering. Men problemerne starter ofte før: ligger belægningen konstant over 90 procent, er der ingen buffer til det uforudsete, og selv små forsinkelser vælter planen.
Ved at samle planlægningen ét sted, så den samlede belastning er synlig på tværs af projekter. Et fælles ressourceoverblik i en ressourceplanlægning software viser, hvornår en medarbejder bookes ud over sin kapacitet, før aftalen gives til kunden. Bagefter afslører tidsregistrering, om planen holdt.
Kortvarigt og bevidst kan det være en accepteret beslutning, for eksempel for at nå en vigtig deadline. Det bliver et problem, når det er utilsigtet og vedvarende. Forskellen ligger i, om I har valgt det med åbne øjne, eller er endt der, fordi ingen kunne se den samlede plan.
Stop overallokering, før den rammer
DASO's ressourceplanlægning samler al planlægning ét sted, så du ser hver medarbejders belastning på tværs af projekter og tilbud. Så opdager du overbooking allerede i planen, ikke først når deadline skrider.
- Se belastningen for den enkelte medarbejder på tværs af projekter og tilbud.
- Planlæg på medarbejder- eller opgaveniveau, så bookinger ikke kolliderer.
- Ferie og helligdage trækkes automatisk fra den tilgængelige kapacitet.
Vil du lære mere?
Overallokering opstår, når planen overstiger den faktiske kapacitet. Lær at lægge et præcist kapacitetsoverblik, der gør overbooking synlig, før den sker.
Forstå din reelle kapacitet