Sådan laver du en ressourceplan, når folk har ferie

Halvdelen af kontoret på ferie i juli? Sådan beregner du reel kapacitet og fordeler arbejdet, så planen holder.

Af Simon Holmelund Frandsen Opdateret 05. juli 2026 8 min.

Nøglebegreber

Kapacitetsplanlægning

At opgøre hvor mange timer der faktisk er til rådighed, når fravær er trukket fra.

Læs mere →

Ressourceudjævning

At fordele arbejdet jævnt efter ledig kapacitet, så ingen uge er overbooket.

Læs mere →

Overallokering

Når en medarbejder planlægges til mere arbejde, end tiden rækker til.

Læs mere →

Belægningsgrad

Hvor stor en del af den tilgængelige tid der er booket til opgaver.

Læs mere →

Normtid

Det normale antal arbejdstimer for en medarbejder, før fravær trækkes fra.

Læs mere →

Hvorfor knækker gode planer om sommeren?

Planen så perfekt ud i juni. Så kom juli, og halvdelen af kontoret var på ferie. Deadlines skred, de tilbageværende blev overbebyrdet, og en kunde måtte vente tre uger ekstra. God ressourceplanlægning handler ikke kun om, hvem der laver hvad, men om at fordele arbejdet på de uger, hvor folk faktisk er til rådighed.

Ferie, feriefridage og helligdage er ikke uforudsete. De står i kalenderen måneder i forvejen. Alligevel er fravær en af de mest oversete faktorer, når planen lægges. Resultatet er planer, der ser realistiske ud i regnearket, men knækker, så snart sommeren rammer.

Her er, hvordan du bygger en plan, der holder, selv når folk holder fri.

Start med den reelle kapacitet, ikke med kalenderen

Den første fejl er at regne med fuld kapacitet hele året. En medarbejder ansat 37 timer om ugen har ikke 37 timer hver uge. Træk ferie, helligdage og kendt fravær fra, og du står tilbage med den kapacitet, du faktisk kan planlægge med. Vil du have hele billedet, så se den komplette guide for konsulenthuse.

Det er her kapacitetsplanlægning kommer ind. I stedet for at spørge “hvor mange timer kræver opgaven?” spørger du “hvor mange timer har vi reelt til rådighed i hver uge?”. En medarbejder med en uges ferie i juli har nul kapacitet den uge, uanset hvad normtiden ellers siger.

Tommelfingerregel: planlæg med 75-85 procents belægningsgrad på de uger, folk er der, og nul på de uger, de holder fri. De sidste 15-25 procent er buffer til møder, sparring og det uforudsete.

Trin for trin: en plan der overlever ferien

Rækkefølgen afgør, om planen holder. Læg fraværet ind først, og lad opgaverne passe ind i det, der er tilbage.

  1. 1

    Kortlæg alt kendt fravær først

    Saml ferie, feriefridage og helligdage for hele perioden, før du fordeler en eneste opgave. Fravær er rammen, planen skal passe ind i, ikke noget du retter bagefter.

  2. 2

    Beregn den reelle kapacitet pr. uge

    For hver medarbejder: træk fravær fra arbejdstiden, og gang med din målbelægning. En fuldtidsmedarbejder med en uges ferie har omkring tre ugers kapacitet den måned, ikke fire.

  3. 3

    Fordel arbejdet efter ledig kapacitet

    Læg timerne, hvor kapaciteten er, frem for jævnt ud over alle uger. Det er kernen i ressourceudjævning: en fri-uge får nul timer, og arbejdet flyder over på de uger, hvor folk er der.

  4. 4

    Behold bufferen, også om sommeren

    Sommermåneder har flere afbrydelser, ikke færre. Pres ikke de tilbageværende op på 100 procent, bare fordi kollegerne er væk. Det er den hurtigste vej til overallokering.

  5. 5

    Følg op på faktisk forbrug

    Brug tidsregistrering til at se, om planen holder. Skrider en opgave, mens en nøgleperson er på vej på ferie, opdager du det, mens du stadig kan nå at handle.

Rækkefølgen er det vigtige: fravær først, kapacitet dernæst, opgaver til sidst. Vender du den om, planlægger du efter timer, der ikke findes.

Sådan gør DASO det automatisk

Den manuelle udregning er overkommelig for tre personer. For tredive bliver den uoverskuelig. Det er her et værktøj betaler sig.

Når du tildeler en medarbejder timer på en opgave i DASO’s ressourceplanlægning, fordeles timerne automatisk ud over perioden efter den enkeltes faktiske kapacitet i hver uge. Planlagt fravær som ferie, feriefridage og helligdage trækkes fra, så en fri-uge får nul timer, og arbejdet lægges, hvor personen er til rådighed.

Sygdom indgår ikke i den automatiske fordeling, fordi det ikke kan planlægges på forhånd. Og vil du styre en bestemt uge selv, kan du altid overskrive fordelingen manuelt. Den automatiske udjævning er et udgangspunkt, ikke en spændetrøje.

De fejl, der vælter sommerplanen

Den naive fordeling vælter de fleste sommerplaner: du deler opgavens timer ligeligt ud over alle uger, også dem med ferie. På papiret går regnestykket op. I virkeligheden mangler der en hel arbejdsuge.

Den anden fælde er at lade de tilbageværende dække hullet uden at justere deadlines. Tre personer kan ikke lave fem personers arbejde i juli, bare fordi de to andre holder fri. Enten flytter du opgaver, eller også flytter du leverancen. Vi gennemgår flere af faldgruberne i de fem klassiske planlægningsfejl.

Begge fejl ender samme sted: overbookede, stressede medarbejdere og en deadline, der skrider alligevel. Det undgår du kun ved at regne fraværet med fra start.

Oftest stillede spørgsmål

Bed om ferieønsker så tidligt som muligt, og læg en foreløbig plan med en konservativ kapacitet i sommermånederne. Det er bedre at planlægge med for lav kapacitet i juli og blive positivt overrasket end omvendt. Opdater planen, så snart ferien er fastlagt.

Ja. En helligdag er en dag uden kapacitet på linje med en feriedag. Et godt ressourceværktøj trækker både ferie, feriefridage og helligdage fra automatisk, så du ikke skal huske dem manuelt.

Sygdom kan ikke planlægges, så det indgår ikke i den fremadrettede plan. Det er netop derfor, du planlægger med en buffer på 15-25 procent: bufferen absorberer sygedage og andet uforudset, uden at hele planen vælter.

Mange virksomheder beder om ferieønsker i det tidlige forår og har en plan klar inden maj. Jo tidligere fraværet er kendt, jo mere realistisk bliver fordelingen af opgaver hen over sommeren.

Lav en plan, der holder hele sommeren

DASO fordeler automatisk de planlagte timer efter hver medarbejders faktiske kapacitet og lægger ingen timer i fri-uger. Prøv det gratis i 14 dage.

Se ressourceplanlægning i DASO

Relaterede artikler

Læs videre om beslægtede emner fra Dasos blog.

Se også

Begreber i ordbogen, der uddyber emnet.

Kompetencestyring

Kompetencestyring er processen med at identificere, kortlægge, udvikle og allokere de kompetencer, der er nødvendige for at løse en organisations opgaver. Det handler om at sikre, at de rette personer med de rette færdigheder er tilgængelige på det rette tidspunkt, og at kompetencegab identificeres og lukkes gennem målrettet udvikling. For projektbaserede organisationer betyder det at matche projektkrav med teammedlemmernes faktiske kompetencer og kontinuerligt investere i udvikling.

Læs mere