Hvad er tidsregistreringspligt — og hvem er omfattet?

Tidsregistreringspligt er kort sagt din pligt som arbejdsgiver til at registrere, hvor lang tid dine medarbejdere arbejder hver dag. Pligten kom med en ændring af arbejdstidsloven, der blev vedtaget 23. januar 2024 og trådte i kraft 1. juli 2024. Ændringen implementerer EU-domstolens CCOO-dom fra 2019 (C-55/18), der pålagde medlemsstaterne at sikre objektiv registrering af den daglige arbejdstid.

Forpligtelsen handler om omfanget: hvem skal registreres, hvornår indtræder pligten, og hvad sker der, hvis du ikke gør det. De tekniske krav til selve systemet — at det skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt, registrere daglig totaltid og opbevare data i 5 år — er en anden side af samme lov. Dem gennemgår vi i tidsregistreringsloven 2024 — krav.

Formålet er medarbejderbeskyttelse. Uden registrering kan ingen håndhæve hvile- og arbejdstidsreglerne, og det var netop pointen i EU-dommen: rettigheder, der ikke kan dokumenteres, er svære at gøre gældende.

Hovedreglen er bred. Alle danske arbejdsgivere er omfattet — uanset selskabsform, størrelse eller antal ansatte. Udgangspunktet er, at alle lønmodtagere skal have deres daglige arbejdstid registreret.

Det gælder også, selvom du kun har én ansat, kun har deltidsfolk eller driver en lille virksomhed. Der er ingen bagatelgrænse for, hvornår pligten indtræder. Har du lønmodtagere, er du omfattet.

Pligten har været gældende siden 1. juli 2024 og gælder for hver enkelt omfattet medarbejder fra ansættelsens start. Du kan altså ikke vente, til en medarbejder har været ansat i en periode — registreringen skal følge ansættelsesforholdet fra dag ét.

For en projektorienteret virksomhed er det værd at bemærke, at pligten i vid udstrækning opfyldes som en bivirkning af helt almindelig tidsregistrering på projekter. Registrerer en konsulent sine timer fordelt på projekter hver dag, er den daglige totaltid allerede dokumenteret. Den reelle udfordring er ofte den ikke-fakturerbare tid — interne møder, administration og kompetenceudvikling — der historisk er blevet registreret slapt, men som nu skal med, for at totalen passer. Et samlet tidsregistreringsmodul fanger begge dele i samme flow. Driver du en konsulentvirksomhed, hænger registreringen tæt sammen med projektøkonomien, som projektstyring til konsulenter holder samlet.

Der findes reelt kun én undtagelse: selvtilrettelæggere. Det er medarbejdere, hvis arbejdstids længde ikke på forhånd kan måles eller fastsættes, eller som selv kan fastsætte den, fordi de har betydelig frihed til at træffe selvstændige beslutninger uden løbende godkendelse. I praksis rammer det typisk øverste ledelse og direktion samt enkelte stærkt selvstændige specialister.

Tre betingelser skal være opfyldt: arbejdstiden kan ikke fastlægges på forhånd, medarbejderen har betydelig frihed, og vedkommende træffer selvstændige beslutninger. Og det er afgørende — undtagelsen skal fremgå af ansættelseskontrakten. Står den ikke der, gælder den ikke.

Vær opmærksom på to ting. For det første er det en konkret, individuel vurdering. Du kan ikke skrive en hel afdeling eller alle dine konsulenter ud af pligten under ét. For det andet er lovgivers hensigt, at undtagelsen bruges i begrænset omfang. Det er ikke en bekvem genvej til at slippe for registrering. Vil du dykke ned i kriterierne, så læs selvtilrettelægger.

Det kan blive dyrt at lade være. Manglende overholdelse kan udløse godtgørelse til medarbejderne og bøder, og Arbejdstilsynet kan gribe ind — for eksempel ved at begrænse jeres mulighed for at overskride 48-timers reglen, som måler den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid over en referenceperiode på 4 måneder.

Den mindre synlige konsekvens er bevisbyrden. Når der opstår en tvist om overarbejde, 11-timers reglen om sammenhængende hvile, ferieafregning eller en opsigelse, vendes bevisbyrden i praksis om. Det er arbejdsgiveren, der skal kunne dokumentere, at reglerne er overholdt — og uden registrering er det næsten umuligt.

Derfor handler pligten i sidste ende lige så meget om din egen retssikkerhed som om medarbejderens. En pålidelig registrering er det, der står mellem dig og en sag, du ikke kan vinde på papiret. Et integreret system løser typisk dette automatisk, fordi timerne allerede ligger sammen med jeres projektøkonomi og fakturering. Se hvordan i vores tidsregistreringsmodul.

Tidsregistreringspligten og kravene i tidsregistreringsloven hører til samme lov, men beskriver hver sin side. Pligten — som dette opslag dækker — er forpligtelsens omfang: hvem er omfattet (alle lønmodtagere som udgangspunkt), hvilke undtagelser findes (selvtilrettelæggere efter strenge kriterier), hvornår indtræder pligten (fra ansættelsen), og hvad koster det ikke at overholde den. Det er, hvem der skal registrere, og hvorfor. Kravene er derimod de konkrete tekniske og organisatoriske krav til selve systemet: objektivt og pålideligt system, audit-log, tilgængelighed, daglig totaltid og 5-årig opbevaring. Det er, hvordan registreringen skal foregå. Samme lov, to vinkler — spørgsmålet er, om du spørger til omfanget af forpligtelsen eller til indholdet af kravene.

Læs mere om tidsregistreringsloven-2024-krav.