Lov om tidsregistrering: krav, undtagelser og dokumentation

Den 1. juli 2024 trådte Lov om tidsregistrering i kraft i Danmark som en ændring af arbejdstidsloven, der pålægger alle arbejdsgivere at registrere medarbejdernes daglige arbejdstid. To år senere er der stadig spørgsmål om kravene, undtagelserne og dokumentationspligten, især i mindre projektorienterede virksomheder hvor tidsregistreringen tidligere var en ren faktureringsdisciplin.

Denne guide samler det vigtigste i én reference. Vi gennemgår hvad loven konkret kræver, hvem der er omfattet, hvem der kan undtages, hvor længe data skal opbevares, hvordan I dokumenterer at loven er overholdt, og hvilke sanktioner der venter hvis den ikke er. Til sidst får I en konkret syv-trins-tjekliste til at sikre at jeres registrering holder.

Loven er ikke designet til at genindføre stempelure eller minutovervågning. Den er en konsekvens af EU-domstolens CCOO-dom fra 2019 og bygger på princippet om at arbejdstidsbeskyttelsen kun virker hvis arbejdstiden faktisk måles. Registrerer I i forvejen tid på projekter for at fakturere kunder, er tidsregistreringspligten reelt allerede opfyldt for hovedparten af medarbejderne. Tilbage står typisk opbevaring, audit-log og medarbejderens adgang til egne data.

Loven er det danske svar på EU-domstolens dom i sag C-55/18 (CCOO mod Deutsche Bank) fra maj 2019. Domstolen fastslog at medlemsstaterne er forpligtede til at sikre at arbejdsgivere har et “objektivt, pålideligt og tilgængeligt system” til at måle den daglige arbejdstid for hver medarbejder. Uden et sådant system, slog domstolen fast, kan reglerne om maksimal arbejdstid og minimumshvile ikke håndhæves, fordi der ikke findes data at håndhæve mod.

Danmark implementerede først dommen i national ret med den ændring af arbejdstidsloven der trådte i kraft 1. juli 2024. Loven introducerer to centrale ændringer: (1) en udtrykkelig pligt for arbejdsgiveren til at føre registrering, og (2) en udtrykkelig ret for medarbejderen til at se sin egen registrering når som helst.

Bag loven står tre konkrete beskyttelsesmål: at sikre at 48-timers reglen over en 4-måneders referenceperiode kan dokumenteres, at 11-timers hvilereglen mellem to arbejdsdage rent faktisk overholdes, og at retten til mindst 24 timers ugentlig samlet hvile kan kontrolleres. Uden registrering kunne overholdelsen ikke kontrolleres.

For en del danske virksomheder var loven en tilvænning. Den danske arbejdskultur hviler på en høj grad af tillid, især inden for vidensarbejde, og frygten i 2023-2024 var at registrering ville undergrave fleksibiliteten og indføre en mistillidskultur. Om registreringen opleves som overvågning, afhænger dog i høj grad af værktøjet: hvor systemet er let, hurtigt og synligt for medarbejderen selv, fylder det ikke i hverdagen. Hvor det er bøvlet og ugennemsigtigt, gør det.

Lov om tidsregistrering omfatter som udgangspunkt alle lønmodtagere i Danmark. Det gælder fastansatte, tidsbegrænsede ansatte, deltidsansatte, vikarer (med arbejdsgiveren som ansvarssubjekt), elever og praktikanter. Selvstændige og direktører uden ansættelseskontrakt er ikke omfattet, men selvstændige der reelt er lønmodtagere (såkaldte “arme-og-ben-virksomheder”) kan blive omklassificeret af myndighederne.

Den centrale undtagelse er selvtilrettelæggere. Loven undtager lønmodtagere der opfylder mindst ét af to kendetegn:

Undtagelsen skal stå eksplicit i ansættelseskontrakten eller et tillæg til den. Det er ikke nok at antage at “ledere ikke registrerer tid”; det skal være formelt aftalt og dokumenteret. Beskæftigelsesministeriets vejledning og den tidlige retspraksis peger på at undtagelsen tolkes snævert: titlen alene afgør ikke noget, og det er den faktiske grad af autonomi der vurderes. En “manager” der reelt sidder fra 8 til 16 og rapporterer til en chef, kan ikke undtages, uanset hvad kontrakten siger.

Selvtilrettelæggere er undtaget fra den daglige registrering, fra 48-timers reglen, fra pausereglerne og fra reglerne om natarbejde. De er derimod fortsat omfattet af 11-timers reglen og det ugentlige fridøgn, som følger af arbejdsmiljølovgivningen, så virksomheden skal stadig reagere hvis en selvtilrettelægger systematisk arbejder uden hvile.

Loven foreskriver ikke en specifik teknologi til autentifikation. Virksomheden kan frit vælge mellem brugernavn og adgangskode, single sign-on (typisk via Microsoft Entra ID eller Google Workspace) eller MitID Erhverv som indgang til tidsregistreringen. For mindre virksomheder uden formel SSO-opsætning er MitID Erhverv ofte den hurtigste vej til en pålidelig identitet på den enkelte registrering, og det gør det vanskeligt for medarbejderen senere at hævde at “jeg har ikke registreret det”.

Det vigtigste sikkerhedskrav følger ikke direkte af tidsregistreringsloven, men af GDPR. Arbejdstidsdata er personoplysninger, og kombineret med fraværsdata (sygdom, ferie) kan de grænse til personfølsomme oplysninger. Det stiller tre konkrete krav:

Manglende tidsregistrering håndhæves først og fremmest civilretligt. Arbejdstidsloven giver medarbejderen ret til godtgørelse hvis lovens regler ikke overholdes, og der er ikke udpeget en offentlig tilsynsmyndighed for selve registreringspligten. Arbejdstilsynet kan dog bede om at se registreringerne, hvis der er mistanke om brud på hviletidsreglerne i arbejdsmiljølovgivningen.

Den største risiko ligger derfor i tvister. Når en medarbejder rejser krav om udbetaling af overarbejde, ferieafregning eller manglende hvileperioder, ligger bevisbyrden som udgangspunkt hos kravstilleren. Men hvis arbejdsgiveren ikke kan fremlægge den registrering loven kræver, bliver medarbejderens egen opgørelse ofte lagt til grund, og bevisbyrden er i praksis vendt om.

Dertil kommer omdømmet. En tabt arbejdsretssag fylder mere i markedet end selve kravet, og for konsulenthuse, advokatfirmaer og andre tillidsbaserede brancher kan det mærkes på både kunder og rekruttering. Det er en af grundene til at mange vælger at få dokumentationen på plads frem for at vente og se.

I den almindelige fortælling om loven, to år efter ikrafttræden, går tre mønstre igen:

For projektorienterede virksomheder er pointen at lovkrav og forretningsstyring kan løses med samme system: den daglige totaltid til loven, projektdetaljen til faktureringen og udnyttelsesgraden til ledelsen, uden at medarbejderen skal registrere flere gange. Læs også vores brede tidsregistreringsguide for hvordan lovkravene hænger sammen med den øvrige tidsregistrering, og fra Excel til digital tidsregistrering for hvordan selve overgangen håndteres.

Lov om tidsregistrering kræver at den daglige arbejdstid kan dokumenteres pr. medarbejder pr. dag i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, med 5 års opbevaring og en eksplicit ret for medarbejderen til at se sine egne data.

For projektorienterede virksomheder kan lovkrav og forretningsstyring løses med samme system. Hvis I i forvejen registrerer tid på projekter for at fakturere, har I stort set allerede opfyldt loven. Tilbage står at sikre 5 års opbevaring, audit-log og medarbejderens adgang til egne data.

Hvis du kun husker tre ting fra denne guide, så lad det være:

Når de tre ting er på plads, er resten finjustering: metode, kategorier og opsætning. De samme data kan derefter bruges til ressourceplanlægning, fakturering og udnyttelsesgrad.