Fra Excel til digital tidsregistrering: 5 tegn på at regnearket koster dig penge
Regneark er fantastiske til mange ting, men som værktøj til projektstyring og fakturering har de en udløbsdato.
Af Simon Holmelund Frandsen Opdateret 04. juni 2026 7 min.
Nøglebegreber
Budgetstyring
Processen med at planlægge og overvåge projektets økonomiske rammer i realtid.
Læs mere →WIP (Work In Progress)
Værdien af det arbejde, der er udført, men endnu ikke er faktureret til kunden.
Læs mere →Fakturering
Processen med at konvertere registrerede timer og udgifter til et betalingskrav.
Læs mere →Projektoekonomi
Det samlede overblik over indtægter og omkostninger på det enkelte projekt.
Læs mere →Belægningsgrad
Måling af hvor stor en del af medarbejdernes tid, der er fakturerbar over en given periode.
Læs mere →Excel er det mest brugte (og misbrugte) værktøj i verden
Vi elsker Excel. Det er schweizerkniven i enhver virksomhed. Men bare fordi du kan bygge et hus med en schweizerkniv, betyder det ikke, at det er det rigtige værktøj til opgaven.
Når det kommer til tidsregistrering til projektstyring, starter de fleste med et regneark. Det giver god mening i starten: Det koster nul kroner, alle har det, og du kan lave dine egne kolonner. Men efterhånden som virksomheden vokser, bliver regnearket en flaskehals. Det bliver til en “Data-ø”, hvor vigtig information ligger gemt, låst og med risiko for at gå tabt.
5 tegn på at jeres Excel-ark koster jer penge
1. Tabte timer på fakturering hver måned
Hvis det tager dig flere timer at indsamle ugesedler, kontrollere dem for fejl og manuelt taste dem ind i jeres system til fakturering, så har I et problem. Tid brugt på administration er tid, I ikke kan sælge til kunder – og det går direkte ud over jeres faktureringsgrad.
2. Knækkede formler og versions-kaos
Hvem har den nyeste fil? Er det “Timesedler_V2_FINAL.xlsx” eller “Timesedler_V2_revideret.xlsx”? Når flere arbejder i samme ark, eller formler bliver kopieret forkert, opstår der fejl, som direkte påvirker jeres projektøkonomi.
3. Budgettet er altid bagud
I Excel opdager du typisk først, at et projekt har overskredet rammen, efter det er sket. Uden digital budgetstyring i realtid kan I ikke navigere proaktivt mod scope creep.
4. Manglende overblik over WIP
Ved I præcis, hvor mange penge der ligger i “arbejde under udførelse” (WIP) lige nu? Hvis data ligger låst i individuelle medarbejderes ark, har ledelsen intet overblik over virksomhedens likviditet.
5. Modstand fra medarbejderne
Excel-ark er sjældent “brugervenlige” på farten. Når værktøjet er besværligt, udskyder medarbejderne registreringen til fredag eftermiddag. Når en medarbejder registrere tid for en hel uge bliver detaljer glemt og mulig omsætning går tabt.
Excel eller Dedikeret software
Tidsregistrering i Excel
Digital tidsregistrering (DASO)
Datavalidering
Alle kan skrive hvad som helst. “8 timer”, “8:00” eller “8,0”. Det skaber rod i data.
Systemet sikrer, at timerne lander korrekt på de rigtige projekter og opgaver med det samme.
Tilgængelighed
Ofte besværligt at tilgå fra mobilen eller uden for VPN. Versionskonflikter kan opstå.
Alle arbejder i samme system i realtid, uanset hvor de er. Alt er synkroniseret.
Fakturering
Timer skal kopieres, summeres og tastes ind i et andet system manuelt.
Fakturagrundlaget bygger direkte på de godkendte timer.
Sådan foretager I skift (uden smerte)
At forlade Excel handler mindre om teknik og mere om vaner. Her er den bedste måde at rulle en ny løsning ud på:
-
1
Start med “Hvorfor”
Forklar medarbejderne, at skiftet ikke er for at kontrollere dem, men for at fjerne det administrative bøvl og sikre, at virksomheden har råd til vækst. Husk også, at tidsregistrering er lovpligtigt i Danmark – så et ordentligt system er ikke bare smart, det er nødvendigt.
-
2
Ryd op i jeres projekter
Brug skiftet som en anledning til at rydde op. Flyt kun aktive kunder og projekter over. Gamle data kan blive i Excel-arkivet.
-
3
Kør en test-måned
Prøv systemet af på ét projekt eller én projektgruppe først. Det skaber ambassadører, der kan hjælpe resten af huset i gang.
-
4
Lås Excel-arket
Når I går live, så gør Excel-arket skrivebeskyttet. Det tvinger alle over i den nye, mere effektive proces.
Invester i jeres fremtidige vækst
At holde fast i Excel til tidsregistrering er som at køre i en bil med håndbremsen trukket. Det virker måske, men det er ineffektivt og slider på organisationen.
Ved at skifte til en dedikeret digital løsning frigiver I tid til det, I rent faktisk er gode til: At løse opgaver for jeres kunder. Samtidig får I de data, der skal til for at optimere jeres belægningsgrad og sikre en sund bundlinje.
Er I klar til at droppe regnearket? Med DASO kommer du hurtigt i gang, og effekten på jeres overblik vil kunne mærkes fra dag ét.
Oftest stillede spørgsmål
Excel mangler validering i realtid, versionsstyring og automatiske advarsler. Det betyder, at fejl ofte først opdages, når fakturaen er sendt, eller når budgettet allerede er overskredet. Desuden kræver det enormt meget manuelt arbejde at samle data til projektoekonomi.
Når du har mere end 3-5 medarbejdere, eller når du bruger mere end et par timer om måneden på blot at samle data til fakturering. Hvis du oplever fejl i dine fakturaer eller mangler overblik over din belægningsgrad, er det på tide at skifte.
Nej, de fleste moderne værktøjer tillader import af kundelister og projekter. Det sværeste er typisk at ændre vanen, men da et dedikeret værktøj ofte er hurtigere at bruge end et tungt Excel-ark, bliver det hurtigt taget godt imod af medarbejderne.
Giv Excel en velfortjent pause
DASO gør det nemmere for medarbejderne at registrere tid og hurtigere for dig at fakturere. Prøv det gratis i 14 dage.
Relaterede artikler
Læs videre om beslægtede emner fra Dasos blog.
Sådan får I medarbejderne til at registrere tid hver dag
Et nyt tidsregistreringssystem virker fra dag ét. Vanen gør ikke. Her er de fire grunde til, at medarbejdere springer registreringen over, og en udrulning på en uge, der fjerner modstanden i stedet for at presse den væk.
Læs mereTypiske fejl ved tidsregistrering – og hvad de koster jer
Lov om tidsregistrering har været i kraft siden 1. juli 2024, men mange virksomheder laver stadig de samme fejl. Her er de syv typiske faldgruber – og hvorfor de koster dobbelt for konsulenthuse og bureauer, hvor tidsdata også er faktureringsdata.
Læs mereLov om tidsregistrering: krav, undtagelser og dokumentation
Lov om tidsregistrering har siden 1. juli 2024 forpligtet danske arbejdsgivere til at registrere medarbejdernes daglige arbejdstid i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system. Guiden her samler kravene, undtagelserne, opbevaringspligten og sikkerhedsovervejelserne i én reference, med konkrete eksempler fra projektorienterede virksomheder.
Læs mereSe også
Begreber i ordbogen, der uddyber emnet.
11-timers-reglen
11-timers-reglen (hviletidsreglen) er en bestemmelse i Arbejdsmiljøloven, der sikrer, at medarbejdere får en sammenhængende hvileperiode på mindst 11 timer inden for hver periode på 24 timer. Reglen er til for at beskytte helbredet, og modsat 48-timers-reglen, handler denne regel om den daglige planlægning af arbejdstiden.
Læs mere48-timers-reglen
48-timers-reglen er en beskyttelsesregel i Arbejdstidsloven, der fastslår, at en lønmodtager i gennemsnit ikke må arbejde mere end 48 timer om ugen over en referenceperiode på 4 måneder. Reglen inkluderer alt arbejde (både normtid, overarbejde og rådighedsvagter på arbejdsstedet) og kan som udgangspunkt ikke fraviges ved individuel aftale.
Læs mereFakturerbar tid
Fakturerbar tid er den del af en medarbejders arbejdstid, der bruges på arbejde, som direkte kan faktureres til en kunde. For konsulent-, advokat- og rådgivningsvirksomheder er den fakturerbare tid den primære indtægtskilde og det centrale nøgletal at måle og optimere. Modstykket er ikke-fakturerbar tid — intern administration, salg, møder og kompetenceudvikling.
Læs mere