Typiske fejl ved tidsregistrering – og hvad de koster jer

De fleste virksomheder rammer de samme syv faldgruber, når de indfører tidsregistrering. For projektdrevne huse koster hver fejl både på lov-overholdelsen og på bundlinjen.

Af Simon Holmelund Frandsen Opdateret 16. juni 2026 8 min.

De fleste fejl ved tidsregistrering handler ikke om vilje, men om værktøj og rutine. De syv typiske faldgruber er: for brede undtagelser, Excel på fællesdrev, efter-registrering en gang om ugen, sletning af fratrådtes data, manglende databehandleraftale, halvhjertet udrulning og ingen fast kontrol. For projektdrevne virksomheder koster hver fejl dobbelt, både på lov-overholdelse og på tabt omsætning, fordi tidsdata også er faktureringsgrundlag.

Nøglebegreber

Tidsregistreringspligt

Arbejdsgiverens lovpligtige forpligtelse til at registrere medarbejdernes daglige arbejdstid i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system.

Læs mere →

Selvtilrettelægger

Medarbejder der selv styrer sin arbejdstid og kan undtages fra registreringspligten. Kræver eksplicit aftale i kontrakten.

Læs mere →

De samme fejl går igen

Lov om tidsregistrering har været i kraft siden 1. juli 2024. De fleste danske virksomheder har fundet en rytme, men ikke nødvendigvis den rigtige. Når man kigger nærmere på, hvordan tidsregistreringen reelt er sat op, går de samme fejl igen.

Fejlene handler sjældent om vilje. De handler om værktøj og rutine. Et bøvlet system, en for hurtig beslutning i sommeren 2024 eller en manglende kontrol et halvt år senere: sådan opstår faldgruberne.

For projektdrevne virksomheder som konsulenthuse, bureauer og rådgivere er der en ekstra pointe. Her er tidsdata ikke kun lovpligtig dokumentation, men også grundlaget for fakturering. Derfor koster en fejl i registreringen dobbelt: I risikerer både at stå svagt over for loven og at tabe omsætning, fordi timer aldrig kommer på en faktura. Denne artikel gennemgår de syv typiske fejl, hvad de konkret koster, og hvad gode huse gør i stedet.

Kort fortalt: Vil du have hele regelsættet og en konkret tjekliste, så start med den fulde guide til loven. Denne artikel ser nærmere på fejlene, og hvordan du undgår dem.

Fejl der rammer jeres lov-overholdelse

1. For brede undtagelser

Mange undtog for bredt, da loven trådte i kraft. I 2024 valgte en del at sætte “alle akademikere” eller “alle på funktionærløn” uden for registreringen. Men kun selvtilrettelæggere kan undtages, og to kriterier skal begge være opfyldt: arbejdstiden må ikke være fastsat på forhånd, og personen skal reelt selv styre både hvornår og hvor meget der arbejdes. Reglerne skal tolkes snævert, og en jobtitel afgør ingenting i sig selv.

Eksempel

Et bureau undtog alle 14 medarbejdere med “konsulent” i titlen. Ti af dem mødte reelt fast ind og rapporterede til en projektchef. Hvis sagen var blevet prøvet, ville undtagelsen for de ti ikke holde – og huset ville mangle dokumentation for netop de medarbejdere, der arbejder mest.

2. Excel på et fællesdrev

Et delt regneark opfylder ingen af lovens tre kerne-krav. Det kan ændres uden spor, mangler audit-log, og medarbejderen kan ikke selv tilgå sin registrering. Loven kræver et objektivt og pålideligt system, og det lever regnearket ikke op til. Risikoen er ikke, at medarbejderne lyver, men at regnearket ikke kan dokumentere, hvad der rent faktisk skete.

Eksempel

En uenighed om overarbejde havner i en gråzone, fordi timerne lå i et fælles Excel-ark uden versionshistorik. Ingen kan dokumentere, hvad der stod der i marts. Med en audit-log var hver registrering og ændring tidsstemplet, og diskussionen var afgjort på fem minutter.

3. Efter-registrering en gang om ugen

Når medarbejderen først registrerer fredag eftermiddag, gættes timerne fra hukommelsen. Det udfordrer objektivitets-kravet, fordi data ikke længere afspejler den faktiske dag. For projektdrevne huse er der oven i det en direkte omkostning: detaljer glemmes, og fakturerbare timer bliver aldrig registreret.

Eksempel

En konsulent efter-registrerer en hel uge fredag kl. 16. Et kort kundemøde tirsdag og en supportopgave torsdag bliver glemt, tilsammen 3 timer. Med en fakturerbar timepris på 1.200 kr svarer det til 3.600 kr tabt på én uge for én medarbejder.

4. Sletning af fratrådtes data

Arbejdstidsdata skal opbevares i 5 år efter referenceperioden, også for medarbejdere, der er stoppet. At rydde op i en fratrådt medarbejders registrering virker som god orden, men er en aktiv overtrædelse, og det efterlader jer uden dokumentation, hvis personen senere rejser et krav.

Eksempel

En medarbejder fratræder i efteråret, og hans data slettes, da han stopper. To år senere rejser han krav om uudbetalt overarbejde fra sin tid i huset. Uden registreringen står virksomheden svagt: den dokumentation, der kunne have lukket sagen, findes ikke længere.

Fejl i opsætning, GDPR og udrulning

5. Manglende databehandleraftale

Arbejdstidsdata er personoplysninger. Ligger registreringen hos en ekstern leverandør, skal der være en gyldig databehandleraftale på plads. Det punkt halter ofte ved hurtige skift fra Excel til en online-tjeneste, og så har I både en GDPR-overtrædelse og et hul i tidsregistreringen at rydde op i.

Eksempel

Et hus flyttede registreringen til et nyt værktøj på en eftermiddag, men fik aldrig underskrevet en databehandleraftale. Selve tidsregistreringen var i orden, men databehandlingen var ikke lovlig.

6. Halvhjertet udrulning

Nogle ruller systemet ud i enkelte afdelinger, men ikke i alle. Salg og administration glider udenom, fordi “det jo mest er for de fakturerbare”. Men loven omfatter alle lønmodtagere, så en registrering, der kun dækker halvdelen af huset, lever ikke op til kravet.

Eksempel

Et 20-mands kontor ruller systemet ud til konsulenterne, men lader økonomi og kommunikation fortsætte i et regneark. Loven er dermed ikke opfyldt for en tredjedel af medarbejderne, mens ledelsen tror, at huset er dækket.

7. Ingen fast kontrol-rutine

Lov-overholdelse er ikke en engangsopgave. Uden en fast kontrol sander registreringen gradvist til: nogle holder op med at registrere, andre efter-registrerer, og ingen følger op på, om nogen reelt ligger over 48-timers reglen. En kvartalsgennemgang fanger driften, før den bliver et problem.

Eksempel

Et hus indfører en fast kvartalsgennemgang, hvor ledelsen trækker periodens registreringer pr. medarbejder, kigger efter dage uden registrering og følger op på markante udsving i arbejdstiden. Det tager under en time og holder registreringen ved lige, så hullerne opdages løbende og ikke først den dag, en sag opstår.

Hvorfor fejlene koster dobbelt for projektdrevne huse

For en almindelig arbejdsplads er en fejl i tidsregistreringen et spørgsmål om lov-overholdelse. For et konsulenthus eller bureau er det også et omsætningsproblem. Tidsdata er nemlig det samme grundlag, som fakturaen bygges på.

Det betyder, at den gode og den dårlige nyhed er to sider af samme sag. Den gode: hvis I i forvejen registrerer tid på projekter for at fakturere kunder, har I stort set allerede opfyldt loven og skal blot sikre audit-log, medarbejder-adgang og 5-års opbevaring. Den dårlige: hver fejl rammer to steder på én gang. En glemt time er både et hul i dokumentationen og en faktura, der aldrig bliver sendt.

Det er derfor, mange huse droppede regnearket af sig selv. Ikke af frygt for en sanktion, men fordi det manuelle arbejde med at samle, validere og dokumentere data hurtigt blev dyrere end et dedikeret system. Vejen fra Excel til en digital løsning er beskrevet i detaljer i vores guide til netop det skifte.

Praksis-tip: Behandl tidsregistreringen som ét samlet system frem for to adskilte. Når den daglige totaltid, projekt-detaljen til fakturering og udnyttelsesgraden til ledelsen kommer fra samme registrering, undgår I dobbeltarbejde, og medarbejderen registrerer kun én gang. Det er netop, hvad et samlet tidsregistreringssystem giver jer.

Sådan undgår I de syv fejl

Faldgruberne er nemme at undgå, når man kender dem. Her er den korte tjekliste, I kan køre igennem på en eftermiddag:

  1. 1

    Undtag konservativt

    Gennemgå hver leder- og specialiststilling: opfylder personen begge kriterier for en selvtilrettelægger? Vær restriktiv, og få undtagelsen skrevet eksplicit ind i ansættelseskontrakten. Undtag kun de få, hvor begge kriterier helt klart er opfyldt.

  2. 2

    Skift regnearket ud

    Hvis I stadig kører på Excel, så skift. Et samlet system løser audit-log, medarbejder-dashboard og 5-års opbevaring på én gang og lader samtidig registreringen tælle med i faktureringen, så ingen timer går tabt.

  3. 3

    Registrer dagligt eller via afvigelser

    Læg registreringen så tæt på arbejdsdagen som muligt. Daglig registrering for fakturerbare profiler, og afvigelsesregistrering mod normtid for administrative roller. Begge dele tager sekunder med et godt værktøj og fanger data, mens den stadig kan huskes.

  4. 4

    Bevar data i 5 år

    Læg en rutine, så fratrædelse aldrig udløser sletning af historik. Data skal kunne fremvises for en vilkårlig dag inden for de seneste fem år – også for medarbejdere, der er stoppet.

  5. 5

    Få styr på databehandleraftalen

    Sørg for en gyldig databehandleraftale med leverandøren, en fortegnelse over behandlingsaktiviteten, og en klar beskrivelse i personalehåndbogen. Det er et halvtimes-arbejde, I ikke kan springe over.

  6. 6

    Rul ud til hele huset

    Loven omfatter alle lønmodtagere. Sørg for, at også salg, økonomi og administration er med, ikke kun de fakturerbare. Ellers er kun en del af huset dækket.

  7. 7

    Indfør en fast kvartalsgennemgang

    Hver tredje måned: træk et samlet overblik over periodens registreringer pr. medarbejder, find dage uden registrering, og gennemgå om nogen ligger markant over deres normtid. Tag tallene i ledergruppen. Det er den lette måde at sikre, at registreringen ikke gradvist sander til.

Syv fejl, syv modtræk. Ingen af dem kræver en stor omlægning. Tilsammen er det nogle få timers arbejde, der både holder jer på den rigtige side af loven og sikrer, at ingen fakturerbar time forsvinder undervejs.

Opsamling

De typiske fejl ved tidsregistrering er forudsigelige: for brede undtagelser, Excel på fællesdrev, ugentlig efter-registrering, sletning af fratrådtes data, manglende databehandleraftale, halv udrulning og ingen fast kontrol.

For projektdrevne virksomheder er pointen, at hver fejl koster dobbelt – på lov-overholdelse og på omsætning. Men det modsatte gælder også: når I løser registreringen ordentligt ét sted, får I lov-overholdelse, faktureringsgrundlag og ledelsesoverblik ud af de samme data. Vil du have hele regelsættet og den fulde tjekliste, så læs guiden til Lov om tidsregistrering.

Oftest stillede spørgsmål

Manglende registrering håndhæves først og fremmest civilretligt. Arbejdstidsloven giver medarbejderen ret til godtgørelse, hvis reglerne ikke overholdes, og der er ikke udpeget en offentlig tilsynsmyndighed for selve registreringspligten. Den tungere konsekvens er derfor retsstillingen: når I ikke kan dokumentere arbejdstiden, vendes bevisbyrden reelt om i tvister om overarbejde, ferieafregning og opsigelser, og medarbejderen får lettere ved at få medhold. Derfor er tidsregistreringspligten værd at tage alvorligt, selv om der ikke kommer et varslet tilsyn.

Ja. Afvigelsesregistrering er fuldt lovkonform, så længe systemet kan rekonstruere den faktiske daglige totaltid pr. medarbejder. Medarbejderen bekræfter “som planlagt” på normale dage og registrerer kun aktivt ved over- eller merarbejde. Fejlen opstår, hvis afvigelser ikke registreres ærligt, fx fordi nogen ikke vil fremstå som ineffektiv. Så mister I hele dokumentationsværdien, selv om metoden i sig selv er i orden.

Nej. Kun selvtilrettelæggere kan undtages, og to kriterier skal begge være opfyldt: arbejdstiden er ikke målt eller fastsat på forhånd, og medarbejderen har reel frihed til selv at placere og fastsætte sin tid. Undtagelsen skal tolkes snævert, og titlen alene afgør ikke noget. En “manager” der sidder fra 8 til 16 og rapporterer til en chef, kan ikke undtages, uanset hvad kontrakten siger.

Ja. Arbejdstidsdata skal opbevares i 5 år efter referenceperioden, også for medarbejdere der er stoppet. At slette en fratrådt medarbejders registrering er en aktiv overtrædelse, og den efterlader jer uden dokumentation, hvis personen senere rejser et krav om fx uudbetalt overarbejde. Læg en rutine, så fratrædelse aldrig udløser sletning af historik.

Vælg ét system med audit-log, medarbejder-adgang og 5-års opbevaring, undtag kun konservativt, registrer dagligt eller via afvigelser, og læg en fast kontrol-rutine hvert kvartal. Den fulde gennemgang står i vores guide til loven, og selve overgangen fra regneark er beskrevet i guiden om at skifte væk fra Excel.

Undgå faldgruberne med ét samlet system

DASO samler lovpligtig tidsregistrering, projektøkonomi og fakturering ét sted – med audit-log og medarbejder-dashboard fra dag ét. Prøv det gratis i 14 dage.

Se vores tidsregistreringsløsning Læs den fulde guide til loven

Relaterede artikler

Læs videre om beslægtede emner fra Dasos blog.

Se også

Begreber i ordbogen, der uddyber emnet.